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应收账款风险管控的事前控制的管控对策

    作者:    [ 2020-5-21 8:17:25 ]

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1、建立信用管理部门
目前 K 公司还没有建立独立的信用管理部门,应收账款的管理工作是由公司的业务部门与总公司的财务部门共同管理。员工作为公司持续运营中的重要构成,公司想要管理好应收账款工作,需要具备对公司忠诚,诚信,有能力的员工。国外许多百年公司对于员工工作的合规性尤为重视,对于信用管理部门队伍的建设,首先需要在 K 公司内部或者集团总部寻找到这样一批优秀的员工,重新组建团队。信用管理部门人员除了需要具备对公司极高的忠诚度,还需要具备包括法律,营销,财务,生产运营等在内的综合性的专业管理知识。仅仅凭借销售部与财务部,无法完全胜任这部分工作,公司需要另外建立团队,分别授予对应的责任,义务与权利,明确责任划分,促使员工在日常的工作中更加注重效率与合规性。
信用管理部门工作内容主要分为四块:一是客户信息的管理与维护。信用管理部门需要制定出客户信息采集表给到销售部门,由销售部门与客户进行沟通,进行信息收集,包括客户的经营状况,市场分布,法人,营业地址等;通过外部的调查公司,周期性的去调查客户的信贷状况,对回款不及时的客户加快调查频率;整合内部财务部门提供的客户的应收账款回款情况,进行信息综合分析管理。二是进行信息收集分析,每月提供客户的信用分析报告,与销售,财务,公司高层每周召开工作会议,定期确认新老客户目前的信用经营状况,对于欠款严重的客户设定接单与出货的额度,与各部门探讨出应对策略,制定合理的信用政策。三是在客户的经营状况出现问题或者变更名称等重大变化的情况下,与销售一起拜访客户,确认变更的真实性,向公司内部高层及时汇报,制定应对策略,避免这些变更给公司带来大的损失。四是定期为公司内部员工进行应收账款,信用管理的培训,让员工了解应收账款的知识及重要性。
2、制定合理的信用政策
K公司需要制定合理的信用政策,首先需要明确制定出对于客户的信用标准与信用条件,这样才能保障应收账款的及时回款。以下从客户信用标准的制定,信用条件的设立,客户信用资料管理及收款政策四方面来制定 K 公司的信用政策。一、客户信用标准制定。信用标准的制定决定了 K 公司所能给予客户信用赊销时的最低标准,当公司客户满足最低的信用标准时,K 公司就愿意为客户承担付款风险。如果客户无法达到K企业所要求的标准,那么该客户就无法享受到K企业按照商业信用所赋予的赊销额度。如果公司的信用标准过于严格,则会降低符合信用标准的客户的赊销额,影响业务部门的接单。如果公司的信用标准过低,则又会给后期的应收账款带来风险,造成坏账。因此信用标准的建立对公司的发展起着重要的作用。
标准的制定主要包含三个因素:
(1)客户的资信等级。目前在国内,不同的管理机构针对不同的行业及业务采取了不同的等级划分标准。在最初建立新客户账号文件时,K 公司需要对客户的信用资料进行充分的调查及分析,对客户的信用等级做出准确的判断,从而授予其相对应的信用额度。公司可以有策略性的将公司主要业务公关精力放于信用等级高的大客户身上,针对大客户的高信用等级,放宽信用条件及额度,从而获取更多订单,提高销售额。针对信用等级低的客户采用严格的款到发货的方式或者降低信用额度,尽管销售额降低,但是应收账款的风险也随之降低了,因为坏账带来的损失远远高于项目所带来的利润。
(2)市场竞争,不同客户对于不同资质的供应商设有不同等级的账期付款机制。业务人员需要充分了解 K 公司在行业中的地位,了解竞争对手的市场布局,在客户端的账期等信息,经过信息收集后制定对应的信用标准,在市场竞争中把握主动权,抢占份额。
(3)公司本身所能承受风险的等级,在市场竞争激烈的今天,已经进入价格战的红海中,抢占市场份额,在激烈的价格战存活下来的公司,才可以在往后的市场中拥有话语权。承担风险能力强意味着可以适当降低信用标准,获取更多的市场份额,形成稳定的客户群体。承担风险能力弱只能挑选信用等级高的客户进行合作且赊销额度需要严格把控。公司在制定客户的信用标准时,首先需要先考虑其赖账的可能性。很多公司采用 5C 模型来进行分析,即客户的品质、能力、资本、担保与条件。品质指的是客户在行业内的信誉,当发生应付账款时,公司是否及时履行支付账款义务。K 公司需要从多角度去了解客户的历史付款记录,其是否如期支付所有货款,也可以想办法从竞争对手处了解这部分信息。客户的品质经常被视为评价一个客户的最重要因素。能力指的是客户按时支付应收账款的能力。
K 公司需要及时了解客户流动资产的数量与质量,负债比例,资产规模等。流动资产越高越多,说明按时支付应收账款的能力越强,同时了解客户的手机机型在市场上销售状况,当客户发生流动货物呆滞,销量下降,流动资产质量下降时,需要提前准备应对方案,降低应收账款风险。资本指的是客户的财务状况与实力,其有形资产在总资产中的比重是一个重要参考因素,从另一个方面可以表明客户偿还债务的实力。担保指的是当客户无法提供偿还债务时,是否有足够的资产或抵押物进行偿还。对于一些新的客户或者不知底细的客户,这点在客户考核初期非常重要。如果客户能够提供足够的抵押物,便可以给予适当的信用额度以提高销售金额。条件指的是当市场大环境遇上不可抗因素时,例如贸易战,金融危机,客户的付款会产生什么样的影响,了解过去客户是如何应对的。
二、信用条件的设立。为了获取更多的客户订单与市场份额,目前手机供应链的普遍账期为月结 30 天到 90 天,部分客户包含银行承兑。适当的延长信用期限可以帮助销售提高订单量,但是也加大了账款无法及时回收的风险,可以用现金折扣来吸引客户进行及时付款。
在账期以内,客户如果可以提前付款便可以获取对应的价格优惠。信用管理部门需要明确制定信用条件的设立流程,销售部门只有权限向内部系统提交客户的信用期限及额度申请,根据提出的额度及期限,财务需要根据客户的历史交易记录提供合理的建议与分析报告给到信用管理部门进行最终的审批,确认客户的信用额度与期限。
三、客户信用档案资料收集管理。良好的客户信用档案管理能够极大的减少应收账款问题,坏账等问题产生。信用管理部门应当制定客户档案资料,基本经营资料,客户特征资料采集表。客户档案资料主要包括客户类别,名称,地址,经营项目,付款方式,账期,经营规模,联系电话等;客户经营资料主要包括采购合同,税务登记证复印件,营业执照副本复印件,采购补充说明等;客户特征资料主要包括固定资产,财务表现,流动资产,经营方向与政策,内部管理状况,组织架构等。信用管理部门需要准备这些标准格式的信息采集表给到
销售,一部分文件需要客户填写完成,还有一部分内容需要销售在与客户的日常合作中总结并报告给信用管理部门与公司高层。客户信用档案在新客户建立之初便开始收集,并进行定期的维护整理,当客户公司信息发生变更时,销售需要及时上报客户更新的内容,如客户开
票资料,收款银行,发票收件人等关键信息。针对老客户,过去并未做初步资料收集的,需要及时进行资料收集更新补充,以保障 K 公司与客户在合作关系中的法律保护。四、完善收款政策。收款政策指的是当制定的信用条件被客户违反时,公司应当制定合理的策略收回应收账款。首先需要确认客户拖延货款的原因,例如公司经营不善,投资策略错误,导致资金断裂,或者某一批产品机型市场反馈不佳,阶段性应付账款无法及时支付等问题解决后可以支付。还有些客户或者公司个人用这笔应付账款做别的投资以获取收益,故意拖欠应收账款。根据不同的情况,K 公司需要制定不同的应对流程。在货物发送给客户后,当月销售及商务人员应当及时与客户进行对账,做出应收账款明细表给到客户与内部财务以及及时开出发票给到客户。在应收账款日的前一周,通过电话和邮件与客户采购进行沟通,确认货款能否及时支付。当应收账款发生拖欠,需要及时向内部财务及高层报备原因,需要采取法律途径或者双方高层及时沟通解决。若采取过于强硬的手段,可能会导致与客户的关系恶化,断绝了日后新项目合作的可能。采用法律途径,需要漫长的周期与成本,也会导致库存呆滞与坏账的产生。收款政策的完善,需要公司财务,销售,信用管理部门的共同努力,针对可能发生的问题提前做好方案,问题发生后,积极与客户沟通,减少公司的损失。
3 加强风险管理健全内控制度
完善内部组织架构与各部门职能明确划分,设立合理的部门及个人考核对公司的应收账款风险管理有着重要的意义。根据目前 K 公司人员管理与系统暴露的问题,K 公司应当采取以下措施来加强公司团队建设与系统完善。
一是目前的销售人员的考核指标中没有对于应收账款及时收回的考核。目前销售的工资构成为每月的基本工资加上月度接单的绩效奖金。为了加强销售人员对于应收账款风险管理的重视,可以将绩效奖金部分与应收账款的及时收回挂扣,以应收账款及时到账给予销售一
定的奖金提成,反之如果应收账款未能及时到账,销售人员的当月及后续的绩效奖金便会受到影响。通过这样的办法,公司的应收账款利益直接与销售人员自身利益一体化,激励销售人员与管理层主动参与到应收账款管理工作中,极大了降低了因销售人员工作懈怠造成的坏账。
二是因为工作操作系统的陈旧,导致客户重要信用信息的流失,生产状态,出货量,应收账款等信息,各部门之间信息沟通滞后,在外销售人员无法及时了解厂内的生产出货状态,各客户当月应收账款的金额以及所对应的订单。首先公司的企划,IT 部门应当及时导入先进
的公司办公系统,例如目前制造业公司普遍使用的 ERP,PLM,ORACLE 等系统,通过系统的导入,提高公司各个部门的协调能力。新系统的导入可以帮助公司解决以下几点问题:
(1)当销售需要在系统上新建客户资料时,系统会自动提供新建客户所需要的资料信息表,销售可以明确的知道需要客户提供哪些资料给到内部财务与信用审核部门进行新建客户档案工作。可以解决供应商资料不完整与时间过久纸质档遗失问题。通过将资料上传系统,即使销售,财务人员发生变动也可以清晰的了解到客户公司的背景与往来账目信息。
(2)通过电子化系统签核管理,当销售提出新建客户需求,上传客户资料,申请客户信用额度申请后,首先由财务部门进行资料核实与审批,通过后流程进入到信用管理部门进行资料汇总,对客户信用额度进行确认,如果存在疑问可以在系统上提出疑点,财务与销售,公司高层都可以清楚的看到问题点且有记录。电子化系统签核管理有效解决了仅由销售提交申请便能通过的问题。待信用管理部门签核通过后,流程会进入到公司的总经理及高层进行签核,经过多层级,多部门的审核与确认,保证了新建客户的可靠性,从很大程度上降低了今后应收账款的风险。
(3)系统流程的建立,加强了公司各部门间的信息沟通与订单整体流程的管理,及后续财务对账的便捷。首先销售部门针对新项目的商品,在系统上进行价格申请,经过销售经理总监,财务经理总监及总经理的批复后在系统上建立商品的单价同时通知负责订单处理的商务部门。公司可以采用单一的客户对接单一的销售人员与商务人员的方式,当客户采购在系统中释放订单,商务人员接到订单后将客户订单的单价与系统上单价进行比对,确认无误后在内部系统上提出备料需求,物料需求单的批复需要经过财务总监与销售总监,财务总监会根据该客户目前的信用额度与回款状态,判断能否持续接单,如果客户目前回款状态出现问题,信用额度已经到设置的警戒线,需要与销售部门高层开会确认是否持续风险备料。订单待管理层批准后流程进行到生产计划部门,释放物料需求给到采购进行生产备料与内部生产部门进行货物生产,出货。货物发出后,在当月的月底,商务人员会与客户采购进行当月订单对账,确认应付账款金额,确认无误后,将对账资料给到财务,申请开发票给客户。系统会记录客户应付账款的日期与金额,当时间接近付款日期时,便会有系统发送邮件通知对应的销售与财务人员,及时通知客户进行应付账款的准备工作。
新系统的建立加强了公司各个部门的互相监督与信息沟通的及时性,通过完善的系统流程加强了公司应收账款的监督提醒工作,各部门在系统中的责任与权利划分明确,不存在口头沟通所造成的后续各部门互相推诿的状况。在外的销售人员能及时了解产品生产状态,应收装款的金额与日期,财务人员能够及时了解出货数据及金额变动,为应收账款的及时回款提供了可靠的保障。

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