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贵合酒店管理有限公司采购验收环节成本控制的改进策略

    作者:    [ 2020-3-22 9:29:53 ]

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1、采购验收环节成本控制重要性
采购验收环节可以说是餐饮业经营活动的起点。科学有效的采购计划能够为餐饮企业赚取更大利润,赢得最佳的经济利益。采购环节节省下来的每一分钱都将成为企业的利润。
目前我国的餐饮企业多为私营企业,采用家族式管理方式的居多,由于采购部门大多没有人监管,工作操作空间较大,被大家暗地里称为“肥差”,所以为了“肥水不流外人田”,许多企业老总会安排自己的亲信担任采购职务,从而放松警惕,其实到底每天赚了多少钱他们也并不关心,这样也就更容易使采购人员钻了空子。就像本案例中贵合企业一样,采购人员都是自行采购,没有人跟随监督,不能排除采购人员与货主串通一气,太高价格,赚取差价的可能性,究竟用多少钱买了多少无从知晓。在一些监管制度不规范的企业, 采购人员吃拿卡要赚取差价的现象屡现不鲜。若采购验收环节控制不严会直接影响餐饮企业的经营销售,如采购原料价格过高,采购原材料数量过多会造成不必要的浪费,而采购原材料数量不足又会直接影响菜品的产量和质量。
2 采购验收环节成本控制改善措施
(1)编制厨房采购明细单,建立严格的原材料采购和审批流程餐饮业的采购环节是一个复杂、浩大的工作,要知道我们吃的一道菜都是由几种甚至几十种的原材料做成,所以餐饮业的采购品种十分繁杂,而且采购原材料的保质期也较短,很多蔬菜瓜果隔夜就基本会变质,价格的浮动随季节和政策变化也较大,可以这么说冬天西瓜的价格可以在夏天买 5 个。所以说,餐饮业成本控制的重点就是食品原材料的采购环节。针对这个采购环节,下面是一些成本控制的改善措施:    
首先是确定原材料采购的数量。厨师长或厨房负责人应该在每天结业之后根据当天营业所耗用的原材料数量及品种,针对第二天订单情况(如节假日顾客多、婚宴等特殊情况),查询库存剩余,估计第二天的原材料需求量,以此来确定即日物资采购量。确定后需要填制“每日采购单”,厨师长及负责人需要在单上签字盖章,然后送报采购部门,交其采购。此单还需要一式多联,财务部门也需要记录备用。
其次,对于那些不用每天进货的原材料,仓库部门应该与采购部门的人相互监督,当仓库部门的人员发现库存数量达到最低界限的时候,由采购人员核查后前去购买,采购人员采购时也要提前清单仓库的存货量,以免仓库人员谎报而多买导致浪费。还有一种情况是对于长期合作的原材料供应商,采购人员需要对原材料的质量和数量进行检查,以免有供应商参杂低质量材料或缺斤少两的情况出现,并且在财务人员的监督下一一入账,避免采购人员与供应商创痛提高价格,赚取差价。
由于餐饮业的采购环节多为计划采购。在采购部门制定好采购计划后,必须先由厨房负责人确认,再由财务部门过目并报送给总经理批准,缺一不可,之后再以书面方式通知供货商。至于那些贵重的原材料如燕窝、鲍鱼、鱼翅等更是要有更为严格的采购流程,首先要厨师长或厨房负责人申报,说明特别采购的原因,经采购部询价后,经过财务部门审核,总经理批准后才能进行采购。对于那些不需要采购的材料而采购的计划外原材料,必须要通过财务人员记录入账,能退则退,不能退就想办法用在可以使用的地方,不能够浪费。
(2)制定严格的采购询价报价体系
由于餐饮业所需要的原材料种类繁多,而有些材料的价格又随各种因素影响浮动不定。就像上文中贵合企业出现的问题一样,菜价均是采购价,是不是今天的价钱,不得而知,不排除采购人员谎报价格,赚取差价。针对这个问题,制定严格的采购询价报价体系是十分必要的。首先需要多所需的原材料进行简单的分类,归类出哪些是价格浮动比较频繁的原材料种类,还有价格较为固定的原材俩种类,针对哪些价格浮动变化大的需要特别注意,建议实行“每周价格”的周期制度,而对那些长期以来价格都一直相对比较稳定的种类可以实行“每月价格”周期制。餐饮企业若建立这种周期制的询价制度并严格实施,不仅可以及时预防市场价格变动对原材料采购带来的影响,还可以有效的监督采购人员的不良行为,同时也保证了原材料的质量。所以,餐饮企业财务部门可以派相关人员,定期对日常消耗的原材料进行市场价格调查询问,尤其是那些需要大量购买使用的原材料,更是应该货比三家,大概估算出现在市场上这些原材料的价格,可以说是一个“暗访机构”。再根据市场询价的结果,对物资采购部门的报价进行对比,发现差异并且监督纠正。这些询问出来的结果也可以反馈给前台,对于那些由于特殊原因(如生意淡季、装修歇业等)而没有使用的原材料产品以及卖不出去的酒水饮料等,应加大宣传、销售力度或者打折促销, 避免原料或酒水过期造成浪费。对那些新增物资或者需要紧急采购的物资,必须有财务经理的批准才能报账。至于每天使用的蔬菜、肉禽类、鸡蛋、水果、调料等原材料,采购人员应该根据市场价格每半个月公开报一次价格,召开例会,并且公开不同的供应商提供的产品质量和价格信息,由各采购人员、各部门负责人、厨师长、财务部经理、库管人员共同决定公开选择哪一家供货商。
(3)建立严格的验收制度
首先,做好验收准备。验收所需要的检验装置、检验场地、以及检验单据都应该在验收清点前准备就绪。验收人员都应该有专业的职业素质,一般都是从仓库、厨房或者财务部门人员中选出,这些人员需要有较为丰富的鉴别经验,能较为准确的鉴别出质量的好坏,还需要对餐饮业原材料的种类名称十分了解,才能将实际物品与采购单上的物品一一核对,挑出差异,还需要熟悉企业所规定的验收标准和验收制度,对于不合格,质量低劣的产品,他们有权拒绝验收入库。其次,当货品收到后,验收人员应该清点数量并检查货品质量。清单数量是需要有第三者在场,并且进行多请点,以防漏点,对那些大体积或者采购量较大的货物需要逐个过称,以防短缺,并打开包装检查是否有填充物压秤的现象,如果有应及时记录,全部货品的测试、检验、过磅、清点等工作应该有送货人在场,还需要有第三人在场,以免出现数量和质量差错的现象。对那些质量不合格或者未经批准采购的货品,验收人员应拒绝接收。当发现价格或数量与订购单不一致
的时候,应查找原因,并及时纠正,如果查因未果或金额差别较大的则需要上报。也就是说,验收人员对采购物资的数量、质量、标准以及价格,都要依据严格的验收制度进行把关。最后,验收结束后,验收人员要要填制式三联“验收单”,根据清点的货品数量填制到单据中,其中一联需要有送货人的签字盖章,以确保在验收环节中清点无误。收货单据应该内容清楚、数量明确、字迹整洁,便于以后的审核,禁止出现字迹了草,模糊不清,乱涂乱改的情况。验收工作全部完成后,验收人员应该将验收单和采购发票一起送交财务部门进行并核准付款。
验收环节的关键在于确立准确的验收标准,这一标准是各店厨师长根据餐饮企业的菜单特点凭借多年经验,结合市场顾客需求,且符合菜品制作的用料标准去制定的。验收工作就好比是一道“防盗门”,是原材料入厨房和仓库的第一道关卡,只有验收环节的准确把关,才能为后面的加工环节提供基础,可以说对以产品质量为核心的餐饮行业,验收环节是重中之重。

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