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制造业SAP系统成本数据采集分析

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把制造企业的全部数据按照 SAP 信息系统对数据管理的要求按其应用属性进行分类,通常将数据分为主数据和业务数据。主数据也叫基础数据分为两种,一种是以企业业务流程为核心对象,用来描述企业业务核心实体的具体属性、在同一客户端下共享和集成的数据,如物料主记录、工艺路线、BOM、成本中心、工作中心、作业类型、客户、供应商、会计科目、组织与人员。另一种它决定了企业业务的发生方式,是物料属性扩展的一种、业务规则的预定,如采购提前、物料的经济批量等。基于组织之间进行记录物流、资金流、信息流、人员流的凭证,企业内部业务活动映像的是业务数据规则。在 SAP 系统中数据要进入系统,必须有人导入系统,根据 SAP 系统架构设置数据组岗位,数据组先把各个部门提供基础数据和业务数据在 excel 表格中整理好,用 SAP 自带的功能把基础数据和业务数据导入系统中,这一过程也叫主数据维护或建立。在同一个 SAP 客户端下有几个公司,只要一个公司的数据维护一次,其他公司都可以共享、共用,不需要再设置岗位维护数据,实现了 SAP 数据及时、集成和共享。
主数据若要进入 SAP 系统必须有人提出、审批、维护和复核这几个过程,在 SAP中进入系统的数据不管对与错,系统都会按照业务数据发现的时间顺序记录下来,人为删除不了,防止了人为篡改数据,所以前期审核很重要,把原则上的错误剔除掉;需求部门对数据进行采集、整理经主管部门审核之后,提交给财务数据维护员审核,数据维护员根据 SAP 系统和生产工艺情况对数据进行分析对完整性、正确性进行审核,无误才进入系统;成本会计对进入 SAP 系统的数据按照标准成本进行成本分析,成本高或低都不是理想的结果,成本会计提出异议,数据维护员再次对数据进行检查和核对,成本会计再次复核标准成本,复核无误后,才算是数据成功进入系统。主数据进入 SAP 系统之后,经过一系列业务之后,在报表或业务部门对数据进行统计时发现结果还是有误,这时的数据一旦有误要改正的动作幅度大而且会在 SAP 系统中留下数据垃圾,影响内存和 SAP 系统的运作的速度。制造企业生产每一个产品所耗用的原材料、耗用量和金额以及经过哪些工序对应SAP 系统中的术语是物料主记录,在按单或者库存生产的模式下客户订单对应的是企业内部 SAP 自动形成的销售订单以及与之对应的生产订单,在生产订单中,系统从物料主记录中抽取外购材料的标准价格和缺省生产批量,提供核算产品成本所需的信息,在预估完成成本后,标准成本会被保存在在产品和半成品的物料里。
由于能从主数据查询到从供应商处购买商品的采购信息记录里链接到与供应商签订的价格和技术资料等条款内容,所有系统除物料记录外,还可以从采购信息记录中获取材料的购买价格,基于 SAP 系统的制造企业 BOM 和工艺路线。
制造企业生产一件产品所需要的全部材料,包含了单个部件的物料编号、数量和计量单位,在 SAP 中称之为物料清单(Bill of Material/BOM),是组成独个产品的部件清单,它具有结构化、完整性的、正式性的特征,是 MRP 的基础,哪些物料被计算进入产品的成本以及工序计算的顺序由物料清单决定。就产品成本来说,多层物料清单是由多个、单个的物料清单构成的,单个物料清单可能会包含了一些半成品,而这些半成品又有自己独立的物料清单。对于多层物料清单的标准成本的核算过程称之为成本上卷,SAP 系统计算物料清单从最底一层可以是原材料也可以是外购半成品的物料成本,由底层直至最上一层逐步计算的物料成本(半成品),在计算过程中系统计算了所有下层的物料成本。当最终产品的成本估算完被会计保存之后,在该成品物料清单中的每一层半成品被同步估算并保存了里面的成本构成。成本上卷,其在核算上一个好处就是可以分析每个生产层次所产生的附加价值,一清二楚不需要人为过多的计算。由产品设计部门创建统一的、在公司内部使用的 BOM 结构,由储运部门、生产部门和财务核算成本共同使用,SAP 系统要求每个产品的 BOM 都必须有唯一的编号与其他任何物料的 BOM 或者物料不存在重复,公司内各个不同部门和领域在系统被允许维护各自的 BOM 清单,并明确指明其用途。
工艺路线是指生产某一种产品的每一道工序在哪个工作中心生产、耗用哪些材料,计算生产期、产能、生产成本等需要哪些部门配合提供相关的生产技术信息,生产先后次序所经过的所有工序顺序都排好,每一道工序系统都定义了要完成的标准作业。根据不同的行业以及项目实施的目的企业能非常灵活地定义作业,如生产牙膏的企业可以将制膏工序设置成备料投料、制膏、固化以及罐体清理等作业工序。作业耗用量的标准是在系统定义好工作中心公式和工艺路线中的标准值的情况下得出的。首先成本中心会计月末核算出的作业价格,系统最后才能自动算出标准制造成本。
制造企业可以把一个装配中心或一条生产线或一个生产班组,乃至于是一台机器设备或一组机器定义为工作中心,它可以是各种实际工作中心,也可以是一种抽象的组织结构,在 SAP 的物料管理中占重要地位,有很多各种功能,如产进度安排和产能计划等与之相关的功能。位于工艺路线中的每一道工序只要在工作中心才能产生作用,离开了工艺路线和工作中心,它就没有任何作用。在系统中使用之前工作中心就要定义好与产品制造成本相关的公式,这个公式是完全依托于公司的财务成本核算方法和企业产品的工艺是如何的,不能完全用 SAP 的逻辑,毕竟 SAP 是德国开发的系统软件产品,其所在国的会计准则与成本核算方法与我国还是不同的;对产品整个成本计算过程而言,计算人工成本和制造费用的核算基础不是来源于工作中心,是没有办法计算的。
制造企业可以把企业组织架构中的某个部门或者是控制和归集成本的组织结构定义为 SAP 中的成本中心。工作中心与成本中心是一一对应的关系,而成本中心与工作中心是一对多的关系;在实际工作中,工作中心和成本中心的对应关系设置应该遵循能方便企业财务成本核算和明确成本控制责任者的原则。成本中心与生产工单一样有投入和产出,只不过生产工单的产出表现为半成品或成品,各项作类型的产出是成本中心的表现方式,产品生产和制造的整个过程是由这些作业类型完成的,也将成本中心中的成本转移到了产品上去。

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